1. カレンダーを連携する
Notta や tl;dv のアカウントを作り、Google カレンダーか Outlook を連携する。連携すると、予定に入っている Zoom・Meet の会議が一覧に出る。
2. 自動参加の対象を決める
すべての会議に入れるか、自分が主催する会議だけか、都度選ぶかを設定で決める。社外の人が入る会議は、まず都度選ぶ設定にしておくと事故が少ない。
3. 参加者に断る
ボットが会議に入ると、参加者の画面に録画中の表示や、参加者一覧にボットの名前が出る。冒頭で「議事録のために文字起こしを入れている」と一言添える。社外の会議は事前に相手の了承を取る。
4. 会議が終わったら要約を確認する
終了後しばらくすると、文字起こしと要約・決定事項・宿題の一覧が届く。話者名が間違っていたら、その場で名前を付け直すと以降の会議でも反映されやすい。
5. 共有する
議事録の共有 URL を出席者に送るか、Slack や Notion に連携で流す。社外に送る時は、共有範囲（リンクを知っている人全員か、指定した人だけか）を確認してから。
注意
- 録音した音声の保存期間と、学習利用の設定は最初に確認しておく
- 無料枠は月の要約回数に上限があることが多い。会議が多い月は上限に当たる前に気づけるよう、残量の表示を見ておく